دليل المستخدم لبرنامج الحسابات
ميزات و مواصفات برنامج الحسابات
- اﻷقسام: صادر - وارد - فواتير – إيداعات
- ضبط حركة الصندوق : الرصيد و المصروفات و حركة الوارد و الصادر و حساب صافي اﻷرباح و الخسائر
- طباعة الفواتير مباشرة من النظام
- جمع الوارد و الصادر و إعطاء تقارير حسب القسم و التاريخ بشكل سهل و سريع
- محرك بحث متخصص حسب اسم العميل أو الخدمة أو الفاتورة أو التاريخ
- الاحتفاظ بأرشيف ضخم للعملاء و الزبائن مع سرعة في الوصول إليها عند الحاجة
- قابل للتوسيع الطولي و العرضي - زيادة اﻷقسام و الفروع
- حفظ أرشيف بعدد لا نهائي من المدخلات
- إمكانية حفظ الفواتير على شكل ملفات بي دي اف على جهاز الكومبيوتر و طباعتها
- ( للمدير فقط ) صلاحية التحكم بالمسؤولين و مدخلي البيانات : إضافة - عزل - تقييد صلاحيات ...
- إرسال إشعارات بالمدخلات و التعديلات للمدير فورياً مع اسم الموظف المدخل للبيانات
- إمكانية العمل للمحاسب و المدير من أي مكان و أي جهاز متصل بالانترنت بواسطة اسم مستخدم و كلمة مرور
- الاستغناء عن الورقيات و المصنفات التقليدية و ضمان عدم ضياع أي فاتورة أو معلومة حسابية
- واجهة البرنامج البسيطة تصمن سهولة العمل على النظام ﻷي شخص من المحاسبين
- قوة اﻷداء و اﻷمان العالي للنظام و تحديد المسؤولين و المحاسبين الذين لهم صلاحيات العمل على النظام حسب الترتيب الوظيفي
- القدرة على العمل للمدير و للمصرح لهم من خارج الشركة و على الجوال أو التاب
- مراقبة المدير للعمل من خارج البلاد و أثناء السفر بواسطة الجوال فقط
خطوات بسيطة لبيان كيفية العمل على البرنامج:
1. إضافة فاتورة:
إضغط على زر إضافة فاتورة من القائمة الرئيسية.
تظهر لك صفحة تحتوي على خانات متعددة وهي عبارة عن الحقول الخاصة بالفاتورة.
أولاً قم باختيار القسم المراد إضافة الفاتورة إليه.
بعد اختيار القسم الملائم سوف تلاحظ تغير في الخانات السفلى سواء في الاسم أو الترتيب.
الآن قم بملء بيانات الفاتورة المراد إضافتها في الخانات الملائمة لكل تفصيل وفي ما يلي التفاصيل والخانات المتعلقة بكل قسم:
1. الإيرادات:
-الفرع: فرع المؤسسة / الشركة المراد إضافة الفاتورة إليه - وهي خانة إضافية يمكن الإستغناء في حال عدم وجود فروع أو عدم رغبة الشركة / المؤسسة. -
-الاسم: اسم العميل الذي تنسب له الفاتورة.
-تاريخ الفاتورة: تاريخ تسجيل الفاتورة.
-رقم الجوال: رقم جوال العميل - إذا توفر -
-رقم الهاتف: رقم هاتف العميل - إذا توفر -
-العنوان: عنوان (مكان سكنه مثلاً) العميل - ليست خانة إجبارية و يمكن إلغائها و تستخدم هذه الخانة في حال تعلق الفاتورة بقيام الشركة بتسليم العميل طرد أو بضاعة معينة فيُكتَب عنوانه فيها-
-نوع الدفع: أو طريقة الدفع يتوجب على مدخل الفاتورة الاختيار بين نقدي أو آجل ويتعلق الإختيار بطريقة الدفع من قبل الزبون - ففي حال كون الاتفاق بين العميل و الشركة / المؤسسة على أن يقوم العميل بدفعة أولية أو/ثم تسديد مبلغاً معيناً بشكل دوري (شهري/سنوي/إلخ.....) فيتم اختيار "آجل" سوف تلاحظ بعد ضغطك على "آجل" ظهور خانتين متلاصقتين أسفل هذه الخانة مباشرةً بعنوان "إضافة دفعة" وسوف نتطرق إلى طريقة إضافة الدفعات فيما يلي; أما في حال قيام العميل بتسديد المبلغ دفعة واحدة فيجب اختيار "نقدي" وفي هذه الحالة لن تظهر خانة "إضافة دفعة" حيث أنه لا داعي لإدخال المبلغ المدفوع من قبل العميل لأن النظام يقوم بجمع التكلفة المترتبة على العميل بشكل تلقائي. -
-إضافة دفعة: تنقسم إلى خانتين "التاريخ" و "الدفعة" وعندما يقوم العميل بتسليم مبلغ معين حسب ما تم الإتفاق عليه يقوم الشخص المسؤول عن تسجيل الفواتير بتعديل الفاتورة وإضافة دفعة جديدة بتاريخ دفع المبلغ.
-خصم: الخصم في حال منح الشركة / المؤسسة رخصة على المنتج أو رغبة الشركة في إعفاء العميل من تكلفة محددة
-جدول الفاتورة: وهو عبارة عن مجموعة من الخانات (النوع, السعر, مصاريف إضافية, قيمة المصاريف الإضافية, إضافة جديد) وفيما يلي تفصيل كل خانة:
1. النوع: صنف المادة / البضاعة المباعة للزبون.
2. السعر: مجموع سعر المادة / البضاعة المباعة للزبون.
3. مصاريف إضافية: نوع المصاريف الإضافية (في حال ترتب على العميل دفع مبلغاً معيناً لقاء خدمة إضافية يطلبها أو رسوم تلزمه بها الشركة) - إذا توفر - .
4. قيمة المصاريف الإضافية: قيمة المصاريف الإضافية المترتبة على العميل - إذا توفر -.
5. إضافة جديد: وهو زر لإضافة عمود جديد من الخانات المذكورة (النوع, السعر, مصاريف إضافية, قيمة المصاريف الإضافية) وتستخدم هذه الميزة في حال كون طلب العميل يحتوي على أكثر من طلب/مادة و متفاوتة في السعر.
-ملاحظات: وتستخدم هذه الخانة في تدوين ملاحظات متعلقة بالفاتورة أو تفصيل أمر معين للعميل وليست خانة إلزامية (وهذه الخانة متوفرة في جميع الأقسام).
2. المصروفات:
-التفاصيل: تفاصيل المصروف (السبب مثلاً أو الجهة المدفوع لها).
-قيمة الفاتورة: المبلغ المدفوع.
- ملاحظة: يحتوي هذا القسم على خانات أخرى تم ذكرها مسبقاً وهي (الاسم, تاريخ الفاتورة, ملاحظات).
3. المشتريات:
-اسم المورد: الجهة التي تم الشراء منها.
-الأصناف: الأصناف التي تم شراؤها من الجهة.
-المدفوع: القيمة المدفوعة من قبل الشركة / المؤسسة.
- ملاحظة: يحتوي هذا القسم على خانات أخرى تم ذكرها مسبقاً وهي (الاسم, التاريخ, ملاحظات).
4. الإيداعات:
-اسم المودع: الشخص الذي أودع المبلغ في البنك.
-اسم البنك: البنك المودع إليه.
-القيمة: القيمة المودعة من قبل الشركة / المؤسسة في البنك.
- ملاحظة: يحتوي هذا القسم على خانات أخرى تم ذكرها مسبقاً وهي (الاسم, التاريخ, ملاحظات).
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق